Fahrtkostenabrechnung

[WBloos]

Hallo an alle Funktionsträger der Partei,

Jeder Funktionsträger (Vorsitzende, stellvertretende Vorsitzende, Schatzmeister, Beisitzer, Kassenprüfer, Angehörige von Schiedsgerichten, Parteisekretär(e) und Delegierte) der Partei ist berechtigt privat erbrachte Fahrten für die Partei (sofern diese für die Ausübung der Funktion der Funktionsträger erforderlich war) vom entsprechenden Verband erstatten zu lassen. Die Erstattung kann jedoch nur in Form einer Spendenquittung erfolgen.

Im Anhang sende ich euch eine neue Excel (bzw. OpenOffice/LibreOffice) Tabelle für die Fahrtkostenabrechnung. Die alte war in der Form kaum nutzbar (wer bitte teilt ein Datum in extra Monate und Tage auf???).
Die neue Tabelle beinhaltet nun:
- Filter und Sortierfunktion für die eingegebenen Daten
- Datumseingabe (beschränkt auf das angegebene Jahr also vom 1.1 bis 31.12 eines Jahres)
- Auswahlmöglichkeit der Fahrtstrecke (Einzel,- Hin und rück-, Rundreise)
- Berechnung der Gesamt KM
- Bemerkungsfeld zu jeder Fahrt (z.B für Vermerk von nötigen Umwegen)
- Berechnung der zu erstattenden Gesamtsumme
- einige Felder sind gesperrt und können nicht verändert werden
- Fenster wurde so fixiert, daß bei Eingabe von vielen Daten der Kopf der Tabelle (inklusive der Spaltenbezeichnungen) immer sichtbar bleibt
- für alle Felder sind Kommentare hinterlegt die angeben was dort eingetragen werden soll (Plazierung der Maus über das entsprechende Feld blendet den Kommentar dazu ein sofern dieses in den Einstellungen von Excel/OpenOffice nicht deaktiviert wurde)
- einige Felder sind vordefiniert, man kann nur eine bestimmte Auswahl treffen (es wird hierzu ein Hilfetext eingeblendet)
- Fehleingaben (z.B wenn das Datum außerhalb des aktuell zu erfassenden Jahres liegt) werden nicht angenommen und mit einer Fehlermeldung quittiert
- Tabelle enthält keine Makros
- Tabelle ist für die Eingabe von bis zu 365 Fahrten vorbereitet

Hinweise:
Bitte Daten nur in den grau hinterlegten Feldern eintragen (leider kann man nicht alle Felder der Tabelle sperren sonst ist eine Umsortierung oder Filterung nicht mehr möglich)
Bitte für alle neu erfaßten Fahrtkosten nur noch diese Tabelle verwenden.
Bitte die Tabelle zeitnah - idealerweise noch im laufenden Geschäftsjahr - erstellen und weiterleiten
Erstattungsfähig sind nur Fahrten die direkt mit der Parteiarbeit oder im Auftrag der Partei (bzw. deren Verbände) in Ausübung der Funktion als Funktionsträger der Partei entstehen
Die Tabelle muß als Datentabelle (nicht als PDF) an den jeweiligen Schatzmeister des Verbandes gesendet werden - dieser hat die Aufgabe die Fahrten zu überprüfen und darf bei berechtigten Zweifeln einzelne Fahrten streichen oder korrigieren
Die Abrechnung der Fahrtkosten sollte in Zukunft, spätestens aber wenn wir Gelder aus der Parteienfinanzierung bekommen, getrennt nach Verband aufgestellt werden für den die Fahrten erfolgt sind (Hintergrund: die zukünftige Verteilung von Geldern aus der Parteienfinanzierung wird unter anderem auch nach den durch einen Verband eingenommenen Spenden berechnet (nein, ein solcher Verteilerschlüssel ist noch nicht festgelegt und muss noch erstellt werden)) - also übt schon mal die Fahrten für jeweils den entsprechenden Verband getrennt zu erstellen.
Wenn jemand schon Fahrten in der alten Tabelle erfaßt hat die noch zu verrechnen sind, helfe ich gerne bei der Datenübernahme in die neue Tabelle (nein, man muss nicht alles neu eintippen)
Wenn jemand Ergänzungswünsche zu dieser Tabelle hat bitte an mich wenden oder hier im Forum eine Antwort zu diesem Thema erstellen

Hier ein Beispiel wie die Tabelle aussieht:

Beispielscreenshot_Fahrtkostenabrechung.jpg

Servus
Werner

[WBloos]

Habe die Fahrtkostentabelle aktualisiert:
- um den gesetzlichen Vorgaben gerecht zu werden wurde die Pauschale um die Mitfahrerpauschale von €0,02 ergänzt. Man kann nun die Anzahl der Mitfahrer eintragen. Dieses erhöht die Pauschale um 2 Cent pro Km

Weitere Änderungen:
Die Excelversion hat nun keine Sortier- und Filterfunktion mehr - die ist nur noch in der OpenOffice/LibreOffice Version vorhanden. Grund: Excel (zumindst Version 2003) erlaubt keine Autofilterfunktion wenn Teile der Tabelle geschützte Zellen hat

Die aktuelle Version ist immer im ersten Beitrag dieses Themas enthalten

Gruß
Werner

[WBloos]

Die Fahrtkostenabrechnung wurde angepasst und beinhaltet nun die Wahl auf Verzicht der Erstattung - also Ausstellung einer Spendenquittung oder Auszahlung des Betrages. Man muss dafür in der Vorlage EINES der Rot markierten Zellen hinter der Erklärung ankreuzen - also ein 'X' eintragen - der Hintergrund dieser Zellen wechselt dann von rot nach grau.

Diese Auswahl ist gleichzeitig die Erklärung auf Verzicht der Erstattung, so wie vom Gesetzgeber gefordert.

Die Tabellen wurden im ersten Beitrag aktualisiert.

Gruß
Werner

[WBloos]

Habe die Tabellen für die Fahrtkostenabrechnung aktualisiert und mit einigen Optionen ergänzt. So können nun PKW Nebenkosten z.B Parkgebühren, Mautgebühren, Fährkosten) mit aufgeführt werden genauso wie Kosten für Benutzung des ÖPNV (also Busse und Bahn) sowie eventueller Nebenkosten. Für diese Kosten ist immer ein Beleg bei Abgabe der Fahrtkostenabrechnung mit einzureichen also z.B die Fahrkarte, Parkquittung e.t.c. Hinweis: bei Abrechnung von Belegen wird der Hintergrund der Zelle mit dem Betrag dunkelgrau hinterlegt. Die Berechnung des zu erstattenden Betrages wird je nach Auswahl in Spalte D vorgenommen - bitte hier zwingend eine Auswahl treffen sonst stimmt der berechnete Betrag nicht!

Diese Änderungen sind erforderlich um den Regelungen in der geplanten Ergänzung der Satzung mit einer Reisekostenordnung gerecht zu werden.

Hier ein Beispiel (fiktiv) für die Erfassung und die mögliche neuen Auswahlpunkte:

Neuerungen.jpg

Die neuen Tabellen sind wie immer im ersten Beitrag zu diesem Thema aktualisiert worden

Gruß
Werner

[WBloos]

WICHTIGE HINWEIS:

da sich die gesetzlichen Bestimmungen geändert haben musste die Fahrtkostenabrechnung angepasst werden - ab 1.1.2014 fallen bei den Fahrtkostenabrechnungen der Partei die Pauschalen für Mitfahrer weg - bitte ab sofort nur noch die aktuelle Fassung der Fahrtkostenabrechnung verwenden (siehe 1. Beitrag).

Gruß
Werner